Ai, dat is echt heel naar. Laat ik beginnen met te zeggen dat oorzaken hiervoor vaak heel erg lastig zijn om te achterhalen omdat er daar oneindig veel voor zijn op te noemen maar ik zal er een paar opnoemen ter illustratie.
- Je hebt een email instelling (gebruiker/wachtwoord) die niet juist is waardoor je mailprogramma 100’den keren probeert in te loggen op de server met verkeerde logingegevens. Dit wordt op den duur door een server als een hackeraanval gezien waardoor je op een blacklist kan komen te staan. Dit is de meest voorkomende kwaal. Klik hier voor een overzicht van mailinstellingen. Of een andere tip! Klik hier voor onze online stappentool waarmee je kan achterhalen waar mogelijk het probleem mogelijk ligt.
- Je hebt een virus op je computer en deze verzend spam vanaf je computer.
- Je wachtwoord is bekend bij een hacker en deze maakt hier misbruik van door spam te versturen vanaf je emailadres.
- Je hebt een gehackte website en via je url/site wordt spam verzonden.
- Je hebt een hostingpakket (net als bijna iedereen) en iemand op deze server heeft een van bovenstaande problemen waardoor het IP van de server op een spamlijst terecht is gekomen.
- De ontvanger van je email heeft een te scherp afgestelde anti-virus, firewall of maakt gebruik van een Spamfilter welke te scherp is ingesteld.
- De ontvanger heeft andere mailproblemen.
- En nog 1000 andere redenen.
Kort gezegd.
Het is een probleem waar internet hostingproviders zeker iets aan kunnen doen maar het is gewoonweg niet uit te sluiten, tenzij zij al het uitgaande mailverkeer gewoon niet toestaan =P en dat slaat natuurlijk nergens op.
De meeste mensen nemen een shared hostingpakket af bij een ISP.
Dat is logisch omdat het anders een best prijzige onderneming gaat worden. Bij shared hosting neem je dus ruimte af op een server samen met een aantal (of heel veel, dat ligt aan je provider) anderen en dus vergroot dit het risico dat een van deze een van de bovenstaande problemen heeft waardoor dit kan gebeuren. En denk maar niet dat een grote ISP dit probleem niet heeft want het is juist vaak andersom het geval en dat zal ik uitleggen.
Hier overigens een aantal links van voorbeelden van bekende ISP bedrijven die problemen hebben gehad niet zo lang geleden met precies dit soort issues:
https://www.nu.nl/internet/4590516/e-mailstoring-kpn-gaat-tweede-dag-in.html
https://tweakers.net/nieuws/123049/kpn-heeft-landelijke-storing-op-internet-en-e-mail.html
https://storingsoverzicht.nl/storing/smtp/
https://tweakers.net/nieuws/128843/ziggo-klanten-hebben-te-maken-met-e-mailstoring.html
Bij grote hostingproviders stampen ze een server vaak overvol dus met heel veel gebruikers. Daarnaast willen ze deze gebruikers alle opties bieden waardoor de server dus legio van programma’s moet draaien. Maar ook verouderde versies van die programma’s omdat ze ook nog eens moeten voorzien in tientallen verschillende soorten en type websites en CMS systemen. Daarom is een bulk-hoster vaak geen goede keuze.
Maar het is toch zaak van een ISP dat de mail werkt?
Wel dat is zo maar heel kort gezegd hebben zij niets verder te maken met jouw ontvangende partij en dus van welke spamfilters deze allemaal gebruik maakt. Natuurlijk nemen ze de nodige maatregelen maar helemaal voorkomen is onmogelijk ook al zou je denken van niet (tenzij je mail verzending helemaal afschermt wat niet kan natuurlijk).
Wat doen wij bijvoorbeeld om dit probleem zo gering mogelijk te maken?
Veel, dat kan ik direct meegeven. Support en service staat bij ons zeer hoog in het vaandel en wij zullen er alles aan doen om het te voorkomen en indien nodig te genezen. Het vervelende is echter dat het op een spamfilter lijst terecht komen echt niet moeilijk is maar het laten verwijderen vaak een crime en een langdurig proces.
Maar wat doen wij hier zoal aan:
- Wij beperken het maximaal aantal te verzenden berichten vanaf een mailaccount tot 80 mails per dag. Meer dan genoeg voor 99% van onze gebruikers. Voor diegene bij wie dat niet genoeg is is de mail dus zo belangrijk dat je simpelweg met een gewoon goedkoop hostingpakket niet uit de voeten komt. Hier zijn goede oplossingen voor die wij uiteraard ook bieden hierover later meer.
- Wij monitoren de bekende spamfilter organisaties regelmatig of een server van ons er tussen staat zodat we actief kunnen handelen mocht dit wel het geval zijn.
- Wij hosten enkel websites van onze klanten die beschikken over een onderhoudsovereenkomst waardoor site superveilig zijn en de kans op gehackt te worden zéér klein zijn. Uitsluiten is nooit te zeggen, als ze het Pentagon kunnen hacken dan… vul zelf maar in.
- Onze servers beschikken over hun eigen spamfilters maar dit is allemaal voor inkomende email net als bij iedereen.
- Wij bieden als optie Spamfilter Pro maar ook dit is bedoeld voor inkomende mail en niet voor uitgaande mail.
- Bij pieken in de uitgaande mail (van specifieke gebruikers) krijgen wij melding en kunnen wij snel anticiperen.
Dus dat is heel wat, sterker nog veel meer kan je niet doen en wij weten dat dit al stukken meer is dan de actieve monitoring die bulk hostingproviders verzorgen.
Maar wat kan je nou doen om dit toch te voorkomen?
Wel, als je email echt heel erg belangrijk is voor je onderneming dan moet je je afvragen of een goedkoop hostingpakket wel bij je past. Hostingpakketten van 40,- tot 200,- per jaar zijn altijd hostingpakketten van het type shared-hosting. En vaak geld hier hoe goedkoper, hoe beroerder, ergens moet dat verschil natuurlijk zitten.
Wat kan je dan wel doen? Er zijn een paar opties die redelijk goed werken maar wel wat extra zullen kosten wat ook weer logisch is. Opties:
- Gebruik geen shared hosting maar huur een dedicated server.
Voordeel: eigen server dus geen last van andere gebruikers. Niemand anders dan jijzelf bent verantwoordelijk.
Nadeel: kost wat (een paar honderd euro per maand maar dan heb je ook wat) en je kan nog steeds natuurlijk ge-hacked worden, je wachtwoord kan nog steeds misbruikt worden als deze bekend is bij onwelwillende of een virus op je computer kan het veroorzaken. Maar, je bent dan dus wel zelf altijd de verantwoordelijke en niemand anders, dat kan een prettige gedachte zijn. - Neem een Exchange server.
Voordeel: eigen server
Nadeel: hoge kosten, moet 24/7 draaien ergens binnen je bedrijf en zal opgetuigd en ingericht moeten worden door een ICT bedrijf met de nodige kennis. Een virus binnen je organisatie zou het nog steeds kunnen veroorzaken net als het op straat belanden van je gegevens. En mocht dit gebeuren dan zal je ook zelf moeten zorgdragen voor verwijdering van je IP bij de Spamorganisatie wat ook niet echt eenvoudig is. - Gebruik een Cloud mail oplossing als office 365 of G-suite van Google.
Voordeel: betaalbaar, geen eigen server, deze partijen worden pas als laatste op Spamlijsten gezet bij Spamorganisaties wanneer een dergelijke situatie zich voordoet. Mede omdat ze nu een Google of Microsoft heten =). Wanneer zij op een spamlijst terecht komen (ja, want ook hen kan het gewoon overkomen) dan zijn ze meestal sneller verwijderd dan andere hostingproviders.
Nadeel: geen. Dit is ons in ziens simpelweg de beste oplossing.
Even over die laatste optie =) want dat klinkt natuurlijk super.
En dat is ook gewoonweg zeker in betaalbare zin is dit de beste optie van dit moment. Wijzelf zijn gek op G-Suite van Google (reseller link vind je in dit blog). Maar… dan moet je je meteen afvragen waarom deze partijen dan ook niet direct hosting aanbieden 😉 dat zou toch vet handig zijn zou je denken. Wel dat komt omdat het simpelweg allemaal niet zomaar iets is. Zij zijn super goed ingericht met hun mailoplossing maar begrijpen maar al te goed dat voor het aanbieden van hosting er wel wat anders bij komt kijken zoals ik hierboven eerder heb toegelicht (alles up-to-date houden etcetera).
Dat laatste is iets waar ik van durf te zeggen met volle overgave wat wij heel erg goed voor elkaar hebben omdat wij een van de weinige zijn die op onze servers dus enkel gebruikers hebben die continu onderhoud, updates, upgrades en optimalisatie genieten en dat gaat ook enkel als je dat op die manier geregeld hebt. Alles op dat gebied is bij ons sluitend, geoptimaliseerd en gemonitored.
Wil je meer weten of kijken en overleggen wat voor jou een goeie optie is neem dan gerust contact met ons op voor advies.
Tags #
email, ontvangen, spamfilter, ip, blacklist, zwarte lijst
