Bulkmail versturen. Het is iets waar niet veel mensen rekening mee houden en wat dus ook vaak verkeerd gaat of verkeerd afloopt en de reden is meestal heel logisch. Iets of iemand die vanaf een emailadres bulkmail verstuurd, oftewel heel veel mail tegelijk, wordt snel aangezien als reclameverspreider of spamverspreider. Daardoor zal je mail snel belanden in iemand zijn spam- of reclame box waardoor jou bericht wellicht niet gelezen wordt.
Het is een fenomeen om echt rekening mee te houden wanneer je dus veel geautomatiseerd mails verstuurd naar bijvoorbeeld je klanten. Je kan er echt niet zomaar van uit gaan dat het allemaal maar werkt. Het meest voorkomende probleem is het verzenden van nieuwsbrieven vanuit je eigen mailprogramma zoals bijv. Outlook en dan 100’den adressen in het BCC-veld zetten. Dat is vragen om problemen. Wanneer ontvangende partijen zoals bijv. Ziggo, KPN, Google (Gmail) of Microsoft (Hotmail, livemail) zien dat er vanaf 1 mailadres 100’den e-mails tegelijk verzonden worden (ofwel dus bij hun aankomen) dan sta je binnen no-time op hun blacklist (zwarte lijst) en komt je mail wellicht helemaal niet meer aan bij gebruikers van deze partijen. En van zo’n lijst afkomen is niet eenvoudig, erop komen dus wel. Ook geautomatiseerde systemen zoals afspraaksystemen die automatisch in bulk bijvoorbeeld afspraken of reminders versturen hebben hiermee te maken.
Het is dus goed wanneer je hosting provider hier op let. Je kan wel denken “nou, ik kan bij die en die hoster 1000 mails per dag versturen, dus dan is mijn probleem opgelost…”. Nee dus, ze laten je wellicht 1000 mails per dag versturen, zolang het verspreid is over de hele dag, en dat doen de meeste niet want dat is veel werk, dan moet je dus zelf een tijdschema opstellen en dan per 70 gaan versturen om het uur bijvoorbeeld. Niet te doen natuurlijk. Ook deze partijen laten je niet 500 mails tegelijk versturen. En als ze het wel toelaten dan is het of een slechte hostingpartij of ze schuiven het probleem helemaal naar de gebruiker toe, dus als je dan (en dat zal je) op een spamlijst terecht komt mag je het helemaal zelf uitzoeken.
Wat is dan de oplossing?
Dat is niet eenvoudig te zeggen er zijn er wel een aantal maar het beste is om het per situatie te bekijken en daarop de aanpak af te stemmen. Maar om er toch een paar te noemen. Voor het verzenden van nieuwsbrieven moet je echt een nieuwsbriefsysteem gebruiken en niet je eigen email programma. Dan kan je ook een specifiek mailadres als afzender instellen, bijv. nieuwsbrief@jedomeinnaam.nl en mocht het dan toch in de spam terecht komen dan komt je reguliere mail wellicht evengoed nog wel aan. Het voordeel van een nieuwsbriefsysteem is dat je het verzenden kan instellen in fases. Simpel gezegd verstuurd zo’n systeem bijv. 70 mailtjes per uur waardoor het verzenden dus verspreid wordt over een wat langere periode en je dus niet als spammer gezien gaat worden. Het is overigens nooit te zeggen of dit nooit zal gebeuren omdat Spamorganisaties zelf weer bepalen hoe-wat-wanneer iets als spam gekenmerkt wordt.
In het geval van een geautomatiseerd systeem zou een oplossing kunnen zijn om gebruik te maken van G-suite van Google of Office365 van Microsoft. Het vergt wat werk van je ICT ’erom dat in te richten maar hiermee kan je wel direct heel wat spamproblemen oplossen.
Puntje bij paaltje. Het is allemaal niet zo eenvoudig als je waarschijnlijk denkt. Nieuwsbrief bedrijven vragen dan ook niet voor niets geld om gebruik te kunnen maken van hun verzendingsdienst zoals Mailchimp en anderen. En bij het gebruik van een bekend nieuwsbriefsysteem zoals Mailchimp is de kans dat je in de reclamefolder terecht komt nog groter omdat spamfilters herkennen dat het van een nieuwsbrief verspreider afkomstig is en dus standaard gezien wordt als reclame.
Weten wat voor jou de oplossing is? Neem contact op met DODO internet.
Tags #
email, nieuwsbrieven, bulkmail, spam
